Los dispositivos de impresión avanzados aceleran la transformación digital

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Xerox flujos trabajo

Al transformar los flujos de trabajo en papel, digitales y móviles, las impresoras multifunción ayudan a los usuarios a realizar el trabajo de forma más rápida y productiva. Como resultado, las organizaciones operan de manera más eficiente y optimizan los costes. Xerox aconseja no ignorar el papel que las impresoras pueden desempeñar en la transformación digital.

¿Recuerdas cuando una impresora era solo una impresora, y todo lo que hacía era imprimir? Esos días han quedado atrás. Las impresoras multifunción (MFP) actuales son inteligentes y versátiles. Además de imprimir, escanear y enviar faxes, despachan e incluso traducen documentos de forma inteligente, y mucho más. De hecho, las impresoras multifunción mueven a las empresas más rápidamente hacia la transformación digital. Y una de las formas clave en que lo están haciendo es transformando la experiencia del usuario.

La experiencia del usuario es la recopilación de todas las interacciones que un usuario tiene con un dispositivo y la tecnología detrás de él. Por eso, cuando se trata de sus impresoras, es vital que los usuarios obtengan una experiencia general que les facilite trabajar entre ellos, compartir información y mantenerse productivos. Como señala Xerox, las impresoras más avanzadas del mercado dan prioridad a cosas como:

• Facilidad de uso y familiaridad. La última generación de dispositivos multifunción tiene una interfaz de pantalla táctil que se asemeja a una tableta o un smartphones, y es igual de configurable. Los usuarios eligen la aplicación adecuada para el trabajo y eligen otras de una galería de aplicaciones en constante expansión.

• Ayuda bajo demanda. En el pasado, las impresoras generaban una gran proporción de llamadas al servicio de asistencia técnica. En la actualidad, no es necesario realizar una llamada de asistencia ni buscar manuales de usuario para dominar una nueva función. Desde la interfaz, los empleados pueden ver videos instructivos breves en el dispositivo para aprovechar al máximo las impresoras multifunción de su empresa sin hacer una llamada al departamento de TI o al servicio técnico.

• Flexibilidad de formato. En una organización con capacidad digital, los empleados a menudo manejan documentos “híbridos”. Por ejemplo, un contrato comienza su vida online, luego se imprime para su firma, y finalmente se escanea y almacena digitalmente. Las organizaciones necesitan una forma sencilla y fiable de convertir documentos en papel a digitales y volver a gestionar y utilizar estos "documentos híbridos".

• Escaneo más profundo. La información de su organización fluye a través de sus MFP como documentos. Sus MFP pueden facilitar a los usuarios la búsqueda de esos documentos y dentro de ellos. Las impresoras multifunción avanzadas de hoy tienen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) integrado y, cuando escanean, crean archivos PDF con capacidad de búsqueda de texto. También tienen escaneo en color automático, para verificar si un documento es en blanco y negro o en color y ajustar en consecuencia. Con la vista previa de escaneo y fax, los usuarios pueden incluso realizar cambios antes de continuar. También pueden escanear directamente a una aplicación como Dropbox, Google Drive u Office 365.

• Flujos de trabajo con un solo clic. La transformación digital cuenta poco si no ayuda a optimizar su flujo de trabajo. Con las impresoras multifunción actuales, las rutinas complejas o repetitivas se pueden configurar una vez y guardar para uso futuro. Es posible que sus usuarios necesiten escanear una factura, luego enviarla al departamento de finanzas y guardarla de forma segura en la nube. Las impresoras multifunción actuales les permiten hacerlo todo con solo presionar un botón en la interfaz de pantalla táctil. Los proveedores de servicios de impresión gestionados pueden ayudar a los clientes a crear estos flujos de trabajo y aplicaciones personalizados.

Más información 

Los procesos de transformación digital en los que están inmersos la mayoría de las empresas están afectando a la fuerza laboral, que está viendo cómo su puesto de trabajo cada vez se hace más digital. En esta transformación la innovación es la clave. Si quieres saber cómo Xerox ayuda a las empresas a sacar el máximo partido de la innovación sólo tienes que consultar este enlace.